248Vizualizari
Lumea în care trăim este tot mai tehnologizată. Activități care în urmă cu ceva ani necesitau timp și un oarecare efort, astăzi, au ajuns să fie realizate extrem de rapid, cu doar câteva click-uri.
Să ne gândim, de exemplu, la ce presupunea să trimiteți o scrisoare prin poștă, și cât de ușor puteți trimite acum un mail sau un mesaj text. Sau cât de mult s-a schimbat modul clasic de a face cumpărături, odată cu dezvoltarea comerțului online, care ne permite astăzi să cumpărăm orice, într-o clipă, de oriunde de pe glob, stând confortabil în fotoliul de acasă.
Influența mediului digital este semnificativă inclusiv la nivelul unor procese birocratice, care odinioară durau mult și se desfășurau cu greutate. Un astfel de exemplu este semnătura electronică sau digitală.
Ce este semnătura electronică?
Semnătura electronică este un simbol digital care are aceeași valoare legală precum semnătura clasică, pe care o facem de mână, dar care se folosește pentru a valida autenticitatea unor acte digitale.
- Rolul semnăturii digitale este similar celei clasice, iar valoarea legală a acesteia este definită prin legea 455/2001 și reglementată prin Regulamentul European 910/2014. Concret, semnătura electronică oferă aceeași valoare legală documentelor, identică cu cele semnate în varianta clasică.
Semnătura electronică vs. semnătura olografă în format electronic
Semnătura electronică nu trebuie confundată cu semnătura olografă în format electronic, adică atunci când semnăm de mână un document, apoi scanăm semnătura și o salvăm sub formă de imagine pentru a o aplica pe alte documente digitale.
- Semnătura olografă inclusă ca imagine într-un document în format electronic nu oferă garanția ca documentul a fost semnat la un anumit moment și poate fi ușor „decupată” dintr-un fișier pentru a putea fi inserată în alt fișier.
Semnătura electronică folosește criptografia asimetrică, ce funcționează precum crearea unui sigiliu personalizat, unic, ce va fi folosit pentru validare.
- Semnătura electronică este obținută în baza unui certificat digital; fiind generată de un dispozitiv securizat. Pentru a obține o astfel de semnătură, este necesară achiziția unui serviciu de la un furnizor acreditat de Ministerul Comunicațiilor și Tehnologiei Informației.
Semnătura electronică, permite identificarea persoanei care semnează, ceea ce prezintă un grad ridicat de încredere în ceea ce privește autenticitatea și oferă trasabilitate dacă există modificări ulterioare.
Ce este certificatul calificat?
Pentru a putea oferi identificarea semnatarului semnătura electronică are atașat un certificat digital calificat (o colecție de date în format electronic care atestă legătura dintre semnatar și datele de verificare a semnăturii digitale). Acest certificat poate fi stocat în cloud sau pe un token.
Certificatul digital calificat cuprinde mai multe informații cum ar fi:
- numele semnatarului;
- furnizorul de servicii de certificare;
- CNP-ul semnatarului;
- perioada de valabilitate;
- semnătura electronică extinsă a furnizorul de servicii de certificare etc.
Cum poți obține semnătura electronică?
Așa cum am spus deja, pentru a fi validă, semnătura electronică trebuie să aibă un certificat digital și să fie generată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii.
- Certificatul digital este eliberat doar de un furnizor de servicii de certificare acreditat.
Toți furnizorii acreditați pot fi găsiți în „Registrul furnizorilor de servicii de certificare”, reglementat și monitorizat de autoritatea competentă în domeniu; în cazul de față fiind vorba despre Ministerul Comunicațiilor și Tehnologiei Informației.
Un furnizor de certificate digitale va oferi un pachet (kit) format din 3 componente acelei persoane care dorește să aibă posibilitatea să semneze electronic:
- un dispozitiv (token) care are asociat un cod PIN pentru a fi accesat;
- un certificat digital calificat;
- aplicație software (program).
Cum îți poate eficientiza afacerea o semnătură digitală?
Cel mai mare avantaj este că semnătura calificată este recunoscută în toate țările din UE și este emisă exclusiv de furnizori acreditați la nivel european.
În luna mai 2021 a intrat în vigoare OUG 36/2021 care permite folosirea semnăturii electronice avansate sau calificate la încheierea contractului de muncă și a actelor adiționale, dar și pentru întocmirea tuturor documentelor din zona relațiilor de muncă, cele de credit sau contracte comerciale.
- Semnatarul va putea semna atât în nume propriu (persoana fizică), cât și în numele unui terț (de exemplu un contabil va putea semna pentru una sau mai multe persoane juridice).
De asemenea, este folosită pentru a valida mandate de reprezentare sau pentru declarații în relația cu instituțiile statului.
De exemplu, semnătura electronică poate fi folosită pentru semnarea unor documente electronice (de la contracte și declarații fiscale la facturi și bilanțuri) care pot ajunge la:
- Autoritățile din Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP);
- Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF);
- Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM);
- Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC);
- Casa de Asigurări de Sănătate (CAS);
- Bănci;
- Departamentele (de HR, de vânzări etc.) ale companiilor.
Printre beneficiile concrete ale acestei semnături se numără:
- transmiterea rapidă a documentelor necesare desfășurării unor proceduri;
- reducerea costurilor privind cheltuielile generate de imprimarea, trimiterea, accesarea și stocarea unui document;
- păstrarea semnăturii într-o formă nealterată (dacă semnătura fizică se poate șterge sau modifica relativ ușor, cea electronică este mult mai sigură din acest punct de vedere);
- confidențialitatea informațiilor transmise, care ajung direct la destinatar, fără să treacă prin mâna unor terți;
- siguranța că documentul nu a fost alterat în procesul transmiterii (orice modificare duce la anularea semnăturii electronice) și că a fost semnat într-adevăr de persoana ale cărei date sunt incluse în certificatul digital calificat inclus în semnătura electronică extinsă;
- eficientizarea tuturor procedurilor de business.
