Cum se pot autoriza coduri CAEN noi?

Așa cum am arătat în articolul precedent, toate firmele și persoanele fizice autorizate trebuie să-și aleagă cel puțin un cod CAEN din Lista Generală a Codurilor CAEN pentru a putea desfășura activități economice.

Alegerea codului CAEN potrivit presupune de fapt stabilirea activității pe care vrei să o desfășori. Astfel, tot ce ai de făcut este să hotărăști care sunt activitățile vizate și care va fi activitatea de bază, iar apoi să alegi codurile CAEN care descriu activitățile alese.

Ce reprezintă autorizarea unui cod CAEN?

Un cod CAEN autorizat nu este echivalent cu un cod CAEN aflat în actul constitutiv al companiei. Sunt două lucruri distincte.

La înființarea unei firme în actul constitutiv se pot menționa atât un cod CAEN principal, cât și unul sau mai multe coduri secundare.

Totuși, menționarea acestora în actul constitutiv nu este suficientă pentru a putea desfășura activitățile vizate. Pentru a genera venituri din obiectul de activitate ales este obligatorie autorizarea codurilor CAEN corespunzătoare la Registrul Comerțului.

Dacă o anumită activitate nu a fost autorizată la înființare, aceasta se poate autoriza ulterior.

Autorizarea (activarea) de coduri CAEN înseamnă că anunți autoritățile (DSP, DSV, ITM, AFM) că începi activitatea pe aceste coduri. Pentru a putea să autorizezi codurile CAEN, trebuie ca acestea să existe în obiectul de activitate.

Ce presupune autorizarea unui cod CAEN?

Pentru a obține autorizarea unui cod CAEN trebuie să completezi, în calitate de întreprinzător, unele anexe și declarații pe propria răspundere.

Spre exemplu, dacă ai un salon de hair style trebuie să îți autorizezi, la Registrul Comerțului, codul CAEN corespunzător pentru sediul social sau punctul de lucru unde se va desfășura activitatea, iar această informație va fi transmisă automat și către instituțiile publice care reglementează aceasta activitate (ex: Direcția de Sănătate Publică) și care vor veni ulterior în control la salon pentru a verifica respectarea normelor legislative pentru activitățile desfășurate.

Ulterior autorizării codului CAEN, societatea va depune documentații suplimentare la Direcția de Sănătate Publică, primărie și altele, pentru a obține și autorizațiile de funcționare emise de aceste instituții. Acest lucru este valabil pentru numeroase activități, printre care și cele din domeniul alimentației publice.

Trebuie avut în vedere că nu toate societățile comerciale pot autoriza anumite coduri CAEN (în special cele legate de domeniul armelor și munițiilor, a materialelor radioactive, etc) necesitând aprobări și autorizări separate pentru a putea fi legal realizate.

Declarația model 2 și declarația model 3

Ideal ar fi ca, încă de la înființarea companiei, să iei în considerare cât mai multe activități și să treci cât mai multe coduri CAEN. Atenție, este necesar ca aceste coduri să fie activate înainte de a putea emite facturi pe activitățile care le corespund.

Dacă soliciți activitatea mai multor coduri CAEN încă de la înființarea societății, va trebui să depui declarația model 2.
În situația în care un cod CAEN nu a fost autorizat de la înființare, iar activitatea companiei se dezvoltă, atunci codul sau codurile CAEN pot fi autorizate ulterior. În astfel de situație va trebui să depui la Camera de Comerț declarația model 3.

Coduri CAEN autorizate în funcție de locul de desfășurare a activității firmei

Autorizarea codurilor CAEN se face pentru locul de unde se desfășoară activitatea, existând posibilitatea autorizării în una, două sau toate cele trei instanțe:

la sediul social – firma este autorizată să desfășoare activitățile respective la sediu;
la un punct de lucru – firma este autorizată să desfășoare activitățile respective la un punct de lucru;
la terți – firma este autorizată să desfășoare activitățile respective în afara sediilor și a punctelor de lucru, adică la terți. Această opțiune este cel mai adesea utilizată de către freelanceri sau persoanele care nu au un loc fix de muncă, ci își desfășoară activitatea „pe teren”.

Documente necesare pentru autorizarea unui cod CAEN

Documentele necesare pentru autorizarea unui cod CAEN la Registrul Comerțului diferă în funcție de momentul în care se face autorizarea: la început, odată cu înființarea societății sau ulterior înființării societății.

Pentru autorizarea codurilor CAEN odată cu înființarea societății ai nevoie de:

Declarația pe proprie răspundere (declarația modelul 2).

Pentru autorizarea codurilor CAEN după ce societatea a fost înființată:

Cererea de înregistrare / autorizare (original) – formular tipizat;
Actul modificator al actului constitutiv (original) – acest act este necesar doar în cazul în care actul constitutiv al societății, pe baza căruia s-a făcut inițial înregistrarea la Registrul Comerțului, NU include și codul/codurile CAEN noi pe care vrei să îl/le autorizezi;
Actul constitutiv actualizat – dacă este cazul;
Declarația-tip pe propria răspundere (declarația modelul 3);
Certificatul de înregistrare (original și copie);
Împuternicire speciala în formă autentică (dacă este cazul);
Dovezile privind plata taxelor / tarifelor legale;
Copie CI – administrator/ asociați/ împuternicit;
Dovada sediu social /secundar;