Cum funcționează RO e-Factura și cine este obligat să o folosească?

Sistemul RO e-Factura reprezintă una dintre cele mai importante reforme fiscale implementate în România în ultimii ani, având scopul de a combate evaziunea fiscală și de a digitaliza raportarea fiscală. Acesta presupune transmiterea și validarea facturilor electronice printr-un sistem centralizat gestionat de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). 

Începând cu 1 ianuarie 2024, utilizarea RO e-Factura a devenit obligatorie pentru majoritatea firmelor din România, ceea ce a generat numeroase întrebări legate de funcționare și conformare.

Cum funcționează RO e-Factura?

RO e-Factura este un sistem electronic prin care facturile sunt emise, transmise, recepționate și arhivate într-un format standardizat (XML) prin intermediul platformei gestionate de ANAF. Procesul de facturare electronică prin acest sistem implică mai multe etape:

• Generarea facturii în format XML – Companiile trebuie să creeze facturile în conformitate cu structura impusă de ANAF. Acest lucru se poate face fie manual, prin intermediul unor aplicații specializate, fie automatizat, prin software de contabilitate integrat cu sistemul ANAF.
• Transmiterea facturii către RO e-Factura – Factura este trimisă către ANAF prin intermediul platformei dedicate. În acest moment, aceasta nu este încă validată.
• Validarea facturii de către ANAF – Sistemul verifică dacă factura respectă regulile impuse (structură, date obligatorii, corectitudinea informațiilor) și o validează sau respinge. Dacă există erori, emitentul trebuie să facă corecturile necesare și să retrimită documentul.
• Eliberarea semnăturii electronice și transmiterea către destinatar – După validare, ANAF aplică o semnătură electronică certificată și pune factura la dispoziția destinatarului în sistem. Acesta trebuie să o descarce și să o înregistreze în contabilitate.
• Arhivarea electronică – Facturile sunt stocate în sistemul RO e-Factura pentru o perioadă de 10 ani, conform legislației fiscale, și pot fi consultate de către părțile implicate.

Cine este obligat să utilizeze RO e-Factura?

Obligația de utilizare a sistemului RO e-Factura s-a extins progresiv, iar începând cu 1 ianuarie 2024, aceasta a devenit obligatorie pentru majoritatea companiilor din România. Categoriile principale de contribuabili care trebuie să utilizeze sistemul sunt:

• Firmele care furnizează bunuri și servicii către instituții publice – Începând cu iulie 2022, toate tranzacțiile B2G (Business to Government) trebuie să fie raportate prin RO e-Factura.
• Companiile care comercializează produse cu risc fiscal ridicat – De exemplu, băuturi alcoolice, legume-fructe, îmbrăcăminte și încălțăminte, produse de panificație, telefoane mobile, dispozitive electronice și electrocasnice. Aceste firme sunt obligate să emită și să transmită facturile prin sistemul electronic.
• Toate firmele înregistrate în România, indiferent de domeniul de activitate – Începând cu 1 ianuarie 2024, sistemul RO e-Factura a devenit obligatoriu pentru toate tranzacțiile între firmele plătitoare de TVA și, din 1 iulie 2024, și pentru cele neplătitoare de TVA.

Care sunt avantajele și provocările sistemului?

Implementarea RO e-Factura vine cu o serie de avantaje, dar și cu provocări pentru firme:

Avantaje:

• Reducerea evaziunii fiscale – Prin digitalizarea facturilor, ANAF poate monitoriza mai eficient tranzacțiile comerciale și poate preveni fraudele fiscale.
• Simplificarea procesului de raportare fiscală – Firmele nu mai sunt obligate să transmită facturile în format fizic sau PDF, economisind astfel timp și resurse.
• Arhivare electronică securizată – Facturile sunt păstrate în sistemul ANAF timp de 10 ani, eliminând riscul pierderii documentelor.
• Automatizare și eficiență – Integrarea cu software-urile de contabilitate permite o procesare mai rapidă și precisă a facturilor.

Provocări:

• Costuri inițiale de implementare – Firmele trebuie să investească în adaptarea sistemelor de contabilitate și în instruirea angajaților.
• Posibile întârzieri în validarea facturilor – ANAF procesează un volum foarte mare de documente, ceea ce poate duce la întârzieri.
• Necesitatea unei conexiuni stabile la internet – Toate tranzacțiile trebuie realizate online, iar întreruperile de internet pot afecta procesul de facturare.

RO e-Factura reprezintă un pas important în digitalizarea fiscalității românești și aduce multiple beneficii, în special în ceea ce privește transparența și combaterea evaziunii fiscale. Cu toate acestea, firmele trebuie să se adapteze rapid la cerințele sistemului și să își optimizeze procesele interne pentru a face față noilor obligații. Deși inițial poate părea complicat, utilizarea RO e-Factura va contribui la un mediu de afaceri mai eficient și mai sigur pe termen lung.